GESTIÓN DE NÓMINA

El sistema de nómina está conformado por varios módulos que interactúan entre sí, con el fin de generar un paquete integral y manipular la información como un todo. Cada módulo genera paquetes de novedades, que se denominan ENVIOS, con los cuales cada área de la empresa que tiene a su responsabilidad el reporte de las novedades de acuerdo a su objeto, les permite ejercer un control de grabación y al mismo tiempo de supervisión y control.

Características Generales Del Sistema de Nómina:

• Diseñada de acuerdo a la Ley 50 de 1990, régimen anterior, salario integral y Ley 100 de 1993.
• Normatividad: Para empleados públicos administrativos aplicables las normas decretos 1042/78, 1045/78 y reglamentación interna. Para educadores enseñanza básica y media: Decreto 2277/79. Para docentes universitarios: Decreto 1444/92 y reglamentación estatutaria. Para trabajadores oficiales: Convención colectiva de trabajo.
• Definición de múltiples nóminas: empleados, obreros, jubilados, extranjeros y cualquiera otra definida al sistema, con variadas periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal o Mensual.
• Definición de múltiples tablas de referencia que sirven como base para todo el proceso de la nómina; tales como: tipos de nómina, ciclos de nóminas, tipos de contratos, relaciones sindicales, relaciones laborales, ciudad, departamentos, barrios, centros de costos, áreas, oficios, motivos de retiro, motivos de aumento y otros.
• La liquidación de cada uno de los conceptos de nómina es completamente parametrizable y modificables por el usuario; tanto en los procesos de liquidaciones periódicas, de prestaciones sociales, definitivas y de consolidaciones; por medio de las políticas de cálculo.
• Definición de múltiples agrupaciones que facilitan los procesos de liquidación; tales como: agrupaciones de empleados, asociaciones, agrupaciones de conceptos y otros.
• Control de la historia salarial del empleado, con fecha, motivo y jornada. Así como también los múltiples retiros y los cambios de centros de costos.
• Permite el manejo de múltiples enlaces contables y bancarios con parámetros de sustitución definidos por el usuario para la generación de la interfase de contabilización. Tales como: Contabilización por centros de costos, por unidades de producción o global.
• Impresión de toda clase de certificaciones o documentos de vinculación con una interfase con un procesador de texto, mediante el proceso de combinación de correspondencia.
• Generación de diferentes formatos de impresión para los cheques, sobres o colillas de pago.
• Control para la liquidación de la nómina, mediante restricciones instauradas por el usuario; tales como, deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros. Con mensajes de alerta.
• Manejo de prioridades en el proceso de liquidación de los conceptos de nómina.
• Sistema multiusuario en red Windows, Windows NT, Novell o cualquier otra compatible con NETBIOS.
• Definición de perfiles de usuario para controlar la seguridad del Sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones.
• Manejo de múltiples cajas de compensación, con impresión del formato de afiliación y control de beneficiarios para el subsidio familiar.
• Descuentos por asociaciones tales como: cooperativas, aportes sociales, auxilios funerarios, fondos de empleados y otros.
• Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos.
• Generación de informes fijos, definidos por el usuario y programados por el usuario.
• Adición de imágenes a las bases de datos tales como la foto o documentos escaneables.

Configuración:
• Definición de parámetros iniciales del sistema
• Creación de diferentes compañías
• Instalación de archivos de datos en diferentes rutas de acceso
• Procesos generales de implementación

Políticas:
• Permite configurar las políticas de calculo, exportación, importación y documentos

Vinculación:
• Proceso de ingreso de personal con datos personales y datos laborales
• Control de entrega de documentos por tipos de contratos
• Impresión de certificaciones o documentos de vinculación por tipos de contrato
• Impresión de la afiliación a la caja de compensación
• Control de vencimientos de contratos con la impresión de cartas de notificación e informes de vencimientos discriminados por centros de costos en rangos de fechas
• Control y registros de saldos comprometidos con el subsidio familiar
• Informes de vinculación para el FIC

Vacaciones:
• Configuración de diferentes clases de vacaciones de acuerdo al tipo de personal
• Manejo de vacaciones completas, parciales, colectivas, en dinero; así como también el control de las suspensiones de vacaciones.
• Generación de las cartas de vacaciones
• Programación anual de vacaciones de acuerdo a parámetros definidos por el usuario
• Control de saldos de vacaciones y su histórico
• Consolidación anual o periódica de vacaciones
• Informes de saldos, programación, historia.

Incapacidades:
• Manejo de diferentes clases de incapacidades definidas por el usuario
• Control de tipos de incapacidades con relaciones sindicales
• Registros del diagnóstico, el tipo, el número y otros datos
• Control de prorrogas
• Historia de incapacidades
• Interfase con el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y el módulo de seguridad social
• Informes de incapacidades generales o definidos por el usuario.

Ausencias y Permisos:
• Manejo de diferentes clases de ausentismo remunerado o no
• Control de la pérdida del descanso dominical o libre
• Control de la disminución en los tiempos del contrato
• Historia de ausentismo
• Informes de ausentismo generales o definidos por el usuario

Embargos:
• Manejo de diferentes tipos de embargos, fijos o variables
• Registro de los datos de la resolución y su beneficiario
• Control del estado de los embargos
• Control del tope de liquidación de los embargos
• Generación e histórico de la distribución de los embargos
• Informes de los embargos generales o definidos por el usuario.

Auxilios:
• Manejo de diferentes tipos de auxilios
• Control de saldos
• Historia de auxilios
• Informes de los auxilios generales o definidos por el usuario

Ahorros:
• Manejo de diferentes tipos de ahorros; tales como: ahorro navideño, ahorro cooperativas y otros.
• Manejo de diferentes tipos de cuotas de ahorro tales como: periódica, esporádica, porcentaje del salario, concepto asociado y otros.
• Manejo de saldos iniciales, saldo al día e histórico de ahorros.
• Control de la devolución de saldos y suspensión del ahorro.
• Informes de ahorros generales y definidos por el usuario.

Préstamos:
• Manejo de diferentes clases de préstamos; tales como, cooperativas, fondos de empleados, empresa y otros.
• Políticas de cálculo para la generación de las cuotas; tales como, cuotas fijas, cuotas variables, planes, anualidades.
• Manejo de conceptos comprometidos
• Manejo completo del proceso desde la solicitud, cálculo del nivel de endeudamiento, aprobación, negación, impresión de libranzas, generación de pagos y otros…
• Manejo de todo tipo de cálculo de intereses, anticipados, vencidos, final del capital y otros.
• Manejo de proveedores para la generación de pagos
• Control de saldos e históricos de préstamos
• Impresión de saldos en las colillas de pago
• Manejo de abonos por fuera de nómina
• Generación de interfases tanto para la importación y exportación en archivos planos
• Generación de informes de saldos, históricos, préstamos negados, aprobados y definidos por el usuario.

Horas extras:
• Manejo de diferentes tipos de plantillas de grabación
• Impresión de las plantillas de grabación por grupos de empleados
• Grabación diaria o resumida de las plantillas
• Historia de novedades de horas extras o plantillas
• Informes de novedades de horas extras generales o definidos por el usuario

Ajustes:
• Manejo de diferentes tipos de ajustes que pueden afectar acumulados, bancos, comprobantes contables, o históricos de centros de costos
• Aplicación directa o en la liquidación de nómina de los ajustes
• Historia de ajustes por empleado o general
• Informes de ajustes del periodo y sus históricos.

Importación y Exportación de Datos:
• Definición de archivos a importar con su estructura; por ejemplo, novedades de extras, subsidio familiar, de cooperativas y otros.
• Control de topes y de retirados para el proceso de importación
• Exportación general definida por el usuario
• Exportación de saldos de préstamos, deducciones de acumulados, deducciones de liquidación y otros.
• Informes de novedades de importación generales o definidos por el usuario.

Novedades Pendientes:
• Grabación manual o automática de las novedades pendientes
• Manejo y control de novedades pendientes
• Informes de novedades pendientes generales y definidos por el usuario

Reemplazos Transitorios:
• Matrícula de empleados con su oficio y relación sindical y salario para el cargo
• Matrícula de novedades en el reemplazo
• Generación de novedades para varios centros de costos

Novedades de Nómina:
• Grabación manual de aquellas novedades de nómina que no son generadas automáticamente en forma individual o global
• Conversión de un movimiento liquidado en novedades de nómina para un próximo período
• Corrección de novedades de nómina generadas automáticamente
• Importación y exportación remota de novedades
• Informes de grabación y distribución de las novedades

Generación global de Novedades:
• Liquidaciones globales de la nómina hasta obtener los resultados correctos.

Liquidación de Nómina:
• Generación del proceso global o individual en forma de liquidación o reliquidación
• Diferentes tipos de liquidación; tales como, normal, personal a vacaciones o sólo valores reportados
• Verificación de los conceptos a liquidar
• Control total de la liquidación desde el tiempo de duración, hasta visualizar los mensajes de alerta en los conceptos no liquidados

Controles de Nómina:
• Control para liquidaciones de la nomina, mediante restricciones instauradas por el usuario; tales como, deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros. Con mensajes de alerta.

Informes de Prenómina:
• Diferentes informes de la pre-nómina tales como: informes columnarios, tipo plantilla, detallados, resumidos y definidos por el usuario
• Realizar procesos de validación y controles de nómina
• Generación de informes para la relación de bancos, departamentos, centros de costos y otros…
• Impresión de cheques, sobres y colillas de pago
• Control de entrega de la relación cheques por departamentos, centros de costos y otros.

Transferencias Bancarias:
• Diferentes enlaces bancarios para la consignación de la nómina por vía electrónica; tales como: Conavi, Bancolombia, Davivienda, Grupo Aval, Santander, Cootrafa, Coobancoquia, Citibank, Banco Ganadero, Granahorrar, Colmena, Banco de Crédito y otros definidos por el usuario

Cierre:
• Generación del cierre de los procesos de nómina en forma individual o grupal.

Prestaciones Sociales:
• Proceso de liquidación de primas legales y extralegales, con informes de control
• Proceso de consolidación anual de cesantías
• Procesos de consolidación parcial de cesantías
• Control de saldos de cesantías consignada en los fondos
• Impresión de certificados de intereses a las cesantías
• Generación de medios magnéticos para los Fondos de Cesantías
• Informes de cesantías e intereses consolidados, pagados, régimen anterior, Ley 50, relaciones para cada uno de los Fondos de Cesantías y otros

Liquidaciones Definitivas:
• Registro de múltiples motivos de retiro
• Proceso de liquidación definitiva en forma global e individual incluyendo salario, prestaciones sociales, préstamos, seguridad social y todas las definidas por el usuario
• Generación con el proceso de nómina o por fuera de él
• Informes de las liquidaciones definitivas detalladas y resumen.

Seguridad Social (Autoliquidación de Aportes):
• En concordancia con los decretos 326, 1406 y 047, NUEVO DECRETO SOI.
• Completamente parametrizable
• Manejo de múltiples administradoras de seguridad social
• Manejo de novedades transitorias y permanentes
• Manejo de excepciones
• Importar datos de: acumulados, vacaciones, incapacidades y otros.
• Manejo de múltiples tipos de nómina.
• Múltiples novedades de ingresos, retiros y / o traslados
• Generación del medio magnético de acuerdo al decreto 326 y siguientes
• Generación de cuentas por cobrar de incapacidades
• Registro de notas débito y crédito
• Informes de la autoliquidación en planillas o listados generales.

Informes Legales:
• Impresión de certificados de ingresos y retenciones
• Generación de la información tributaria
• Generación de parafiscales por centros de costos y por entidades
• Generación de provisiones por conceptos o centros de costos
• Generación de distribución de gastos por centros de costos
• Generación del proceso de contabilización y exportación de todos los procesos de la nómina; tales como, liquidaciones periódicas, definitivas, consolidaciones, parafiscales, provisiones, autoliquidaciones, ajustes de acumulados, prestaciones sociales y otros…
• Integración contable con cualquier sistema contable ó ERP, como Epicor, Microsoft Dynamic Axapta y Great Plais, JD Edwards, Baan, Sap, PeopleSoft, Oracle

Utilitarios:
• Conversión de datos iniciales para la implementación
• Conversión de datos requeridos por el usuario

Retroactivos:
• Definición de múltiples clases de retroactivos; tales como: básico, extras y recargos, vacaciones, incapacidades y otros….
• Generación de retroactivos por grupos de empleados, grupos de conceptos o grupos de periodos
• Generación de informes del cálculo del retroactivo, para el control

Turnos:
• Manejo de múltiples turnos y horarios definidos por el usuario
• Liquidación de conceptos en horas o valor de acuerdo a la clase de día
• Rotación por turnos, centro de costo u oficio
• Informes de la rotación por centro de costos a pagar o trabajar
• Corrección de excepciones.

Informes:
• Diversos informes generales para la toma de decisiones

Control de Asistencia (Relojes de control):
• Enlaces con relojes Sekky de Carvajal, Amano, biometricos. Rostro, Mano
• Impresión de tarjetas para la toma de muestras
• Importación y visualización del archivo de novedades del reloj
• Informes de las novedades generales y definidas por el usuario

Procesos Auxiliares:
• Cálculo semestral de retención en la fuente con parámetros definidos por el usuario
• Proceso de aumentos salariales por parámetros
• Diferentes tipos de cambios o correcciones a datos como códigos, acumulados, nóminas, conceptos, estados de los períodos y otros.
• Cálculo de salarios promedios en forma global e individual para el control de liquidación de prestaciones

Enlaces:
• Permite realizar enlaces para hacer conexiones con otros aplicativos o módulos

Dotaciones:
• Definición de diferentes tipos de dotaciones por sexo, relación sindical y otros
• Registro de la dotación por persona con tallas y cantidad
• Generación de la dotación por período
• Informes de los comprobantes de entrega de dotación por persona, centro de costo, por oficio u otros.
• Histórico de dotaciones